1〜30日
いまの仕事を、書き出す。
直近1週間で繰り返した仕事を3つ選び、担当者・回数・かかった時間を書きます。「何ができたら終わりか」と、確認に使う資料も一緒に残します。
例：見積書の下書き／週3回／1回30分。担当者が金額と条件を確認して完成。
店舗・中小企業のためのAI導入ガイド
AIを入れる前に、
決めておきたいこと。
どの道具を選ぶかを考える前に、いまの仕事を一つ選ぶ。
店主や社長、現場のスタッフが一緒に使える、90日の進め方です。
はじめに
後回しにしている仕事から、
一つ選んでみる。
便利な機能をたくさん知っても、自分の仕事にどう使うかが決まらないと、導入は進みにくいものです。書類整理、案内の下書き、確認メモなど、繰り返しがあり、完成した形を確かめやすい仕事から考えます。
- 同じ作業を、何度もしているか。
- 繰り返しの回数と、いまの所要時間を確かめます。
- 完成した状態を、人が判断できるか。
- 金額・日程・条件など、照合できる資料と確認項目を用意します。
- その情報を、選んだサービスで扱えるか。
- 利用条件と社内ルールを確認し、練習には匿名化・架空化した資料を使います。
- 使う人と、確認する人は決まっているか。
- 担当者が不在の日や、判断に迷ったときの相談先も考えます。
進める順番の目安
はじめの90日。
90日は進め方の目安です。お店や会社の状況に合わせて、試行と振り返りの日程を調整します。
31〜60日
小さな一つで、試して比べる。
個人情報を除いた練習用の資料で、下書きや分類など一つの作業を試します。作る時間だけでなく、確認と修正にかかった時間も数えます。
記録すること：所要時間、直した箇所、使いにくかった点、追加で必要な料金。
61〜90日
ほかのスタッフでも、試せる手順へ。
使った資料、指示の例、確認する項目を一枚にまとめます。別のスタッフが試し、迷ったところを直します。効果がなければ、手順や対象業務を見直します。
続ける前に：誰が確認するか、情報をどこに置くか、困ったときの相談先を決める。
相談の前に、紙一枚から
仕事を書き出すメモ。
印刷して、いま思い浮かぶ範囲だけ記入してください。顧客名や取引先の個別情報は、このメモに入れる必要はありません。
- いちばん時間がかかっている仕事
- 記入欄
- いまの担当者・頻度・所要時間
- 記入欄
- 元になる資料と、完成した状態
- 記入欄
- 人が確認する内容・担当者
- 記入欄
- 最初に試す日と、振り返る日
- 記入欄
試したあとは「作業＋確認＋修正」の合計時間と、仕上がりを比べます。合わなければ、別の仕事を選び直して構いません。
一緒に進めるなら
現場で試す人も、
学ぶ人も。
AI導入顧問は、仕事の確認からAIの選定・設定、現場への定着まで支援します。スタッフが一緒に学ぶ場が必要なら、法人向けAI研修へ。まず整理したい方は、8問の診断から始められます。
記載の手順は、業種・取り扱う情報・利用サービスの条件に合わせて調整してください。